PRAKTISCHE TOEPASSINGEN
Wat kan er eigenlijk allemaal automatisch?
Herkenbare taken uit vrijwel iedere mkb-onderneming. Niet beginnen met de tool, maar met de bron, de structuur en de actie die nu nog handmatig gebeurt.
34voorbeelden uit
9 bedrijfsgebieden
Verkoop/ 01
Nieuwe leads automatisch opvolgen
Aanvragen komen binnen via drie kanalen en blijven te lang liggen.
01 / BRONNENWebsiteE-mailCRM
→02 / STRUCTUUREén leadrecord met eigenaar en status
→03 / ACTIE✓ Nieuwe lead registreren✓ Bevestiging + opvolgtaak
Geen aanvraag raakt uit beeld
Voorbeeld: 30× per week · 12 → 3 min≈ 19,5 uper maand*
Verkoop/ 02
Offertes vanuit één klantdossier
Klantgegevens en prijzen telkens opnieuw opzoeken.
01 / BRONNENCRMPrijslijstE-mail
→02 / STRUCTUURKlant, product en geldende tarieven
→03 / ACTIE✓ Conceptofferte genereren✓ Controle + verzending klaarzetten
Minder kopiëren, sneller voorstellen
Voorbeeld: 12× per week · 35 → 13 min≈ 19,1 uper maand*
Verkoop/ 03
Openstaande offertes opvolgen
De opvolgdatum staat in iemands agenda of nergens.
01 / BRONNENOffertetoolCRM
→02 / STRUCTUUROffertestatus + volgende actie
→03 / ACTIE✓ Openstaande offertes signaleren✓ Opvolgtaak voorstellen
Meer grip op lopende kansen
Voorbeeld: 20× per week · 10 → 3 min≈ 10,1 uper maand*
Verkoop/ 04
Contractverlengingen bewaken
Opzeg- en verlengmomenten komen onverwacht.
01 / BRONNENContractenCRM
→02 / STRUCTUURContract, looptijd en eigenaar
→03 / ACTIE✓ Einddata bewaken✓ Herinneringen inplannen
Minder gemiste verlengmomenten
Voorbeeld: 15× per week · 9 → 2 min≈ 7,6 uper maand*
Verkoop/ 05
Intake van nieuwe klanten
Iedere medewerker vraagt dezelfde gegevens opnieuw.
01 / BRONNENFormulierenE-mailCRM
→02 / STRUCTUUREén compleet klantprofiel
→03 / ACTIE✓ Gegevens valideren✓ Dossier + checklist aanmaken
Snellere start zonder ontbrekende velden
Voorbeeld: 12× per week · 25 → 9 min≈ 13,9 uper maand*
Administratie/ 06
Documenten automatisch ordenen
Bestanden staan verspreid en heten allemaal anders.
01 / BRONNENE-mailSharePointDrive
→02 / STRUCTUURDocumenttype, klant en versie
→03 / ACTIE✓ Bestanden classificeren✓ Opslaan op de juiste plek
Minder zoeken, meer overzicht
Voorbeeld: 70× per week · 8 → 2 min≈ 30,3 uper maand*
Administratie/ 07
Dubbele klantdata opschonen
Dezelfde relatie heeft meerdere namen of adressen.
01 / BRONNENExcelCRMBoekhouding
→02 / STRUCTUUREén klant-ID en bron van waarheid
→03 / ACTIE✓ Dubbelen voorstellen✓ Wijzigingen synchroniseren
Betrouwbaardere gegevens
Voorbeeld: 25× per week · 11 → 4 min≈ 12,6 uper maand*
Administratie/ 08
Goedkeuringen zonder mailketens
Niemand weet wie een document moet accorderen.
01 / BRONNENFormulierE-mail
→02 / STRUCTUURVerzoek, status en verantwoordelijke
→03 / ACTIE✓ Automatisch toewijzen✓ Besluit + historie vastleggen
Duidelijke verantwoordelijkheid
Voorbeeld: 18× per week · 14 → 5 min≈ 11,7 uper maand*
Administratie/ 09
Weekrapportages samenstellen
Data kopiëren uit verschillende spreadsheets.
01 / BRONNENExcelCRMUrenregistratie
→02 / STRUCTUURVaste definities en meetmomenten
→03 / ACTIE✓ Cijfers verzamelen✓ Rapport als concept klaarzetten
Minder handwerk op vrijdag
Voorbeeld: 5× per week · 50 → 12 min≈ 13,7 uper maand*
Financiën/ 10
Inkoopfacturen verwerken
PDF's openen, bedragen overtypen en nummers controleren.
01 / BRONNENE-mailPDFBoekhouding
→02 / STRUCTUURLeverancier, bedrag, btw en factuurnr
→03 / ACTIE✓ Gegevens uitlezen✓ Boekingsvoorstel ter controle
Minder invoerfouten
Voorbeeld: 35× per week · 12 → 5 min≈ 17,7 uper maand*
Financiën/ 11
Betalingen afletteren
De bankmutatie wordt handmatig aan een factuur gekoppeld.
01 / BRONNENBankBoekhouding
→02 / STRUCTUURFactuur + betaalstatus
→03 / ACTIE✓ Betalingen matchen✓ Afwijkingen markeren
Alleen uitzonderingen nakijken
Voorbeeld: 70× per week · 7 → 2 min≈ 25,3 uper maand*
Financiën/ 12
Betaalherinneringen voorbereiden
Openstaande posten worden niet consequent opgevolgd.
01 / BRONNENDebiteurenCRM
→02 / STRUCTUURVervaldatum, bedrag en contact
→03 / ACTIE✓ Achterstanden signaleren✓ Herinnering ter controle klaarzetten
Betere grip op openstaande bedragen
Voorbeeld: 30× per week · 10 → 3 min≈ 15,2 uper maand*
Financiën/ 13
Bonnetjes en onkosten indienen
Bonnetjes raken kwijt of worden laat verwerkt.
01 / BRONNENFoto'sE-mailBoekhouding
→02 / STRUCTUURMedewerker, categorie en bon
→03 / ACTIE✓ Gegevens herkennen✓ Goedkeuring + export voorbereiden
Minder losse bonnetjes
Voorbeeld: 25× per week · 11 → 4 min≈ 12,6 uper maand*
Financiën/ 14
Terugkerende facturatie
Maandelijkse diensten worden telkens handmatig gefactureerd.
01 / BRONNENContractenCRMBoekhouding
→02 / STRUCTUURAbonnement, tarief en factuurmoment
→03 / ACTIE✓ Conceptfacturen maken✓ Wijzigingen en uitzonderingen tonen
Consequente maandafsluiting
Voorbeeld: 40× per week · 9 → 2 min≈ 20,2 uper maand*
Personeel/ 15
Nieuwe medewerker inwerken
Accounts, documenten en taken worden steeds vergeten.
01 / BRONNENHR-lijstITDocumenten
→02 / STRUCTUURMedewerker, startdatum en rol
→03 / ACTIE✓ Checklist starten✓ Taken aan HR en IT toewijzen
Vlottere eerste werkdag
Voorbeeld: 4× per week · 50 → 18 min≈ 9,2 uper maand*
Personeel/ 16
Verlofaanvragen afhandelen
Aanvragen verdwijnen in mailboxen of chatgesprekken.
01 / BRONNENFormulierRooster
→02 / STRUCTUURAanvraag + beschikbaarheid
→03 / ACTIE✓ Goedkeurder aanwijzen✓ Rooster na akkoord bijwerken
Duidelijkheid voor het team
Voorbeeld: 15× per week · 12 → 4 min≈ 8,7 uper maand*
Personeel/ 17
Urenregistratie controleren
Incompleet ingevulde uren moeten nagebeld worden.
01 / BRONNENUrenappPlanning
→02 / STRUCTUURMedewerker, project en periode
→03 / ACTIE✓ Ontbrekende regels vinden✓ Herinnering aan medewerker
Snellere urenafsluiting
Voorbeeld: 30× per week · 10 → 4 min≈ 13 uper maand*
Planning/ 18
Afspraken en monteurs plannen
Beschikbaarheid en locatie worden los bijgehouden.
01 / BRONNENAanvragenAgendaAdresdata
→02 / STRUCTUUROpdracht, locatie en capaciteit
→03 / ACTIE✓ Planningsvoorstel maken✓ Bevestiging klaarzetten
Minder heen-en-weer bellen
Voorbeeld: 30× per week · 18 → 7 min≈ 23,8 uper maand*
Planning/ 19
Afspraakherinneringen
No-shows en telefoontjes over de afspraak.
→02 / STRUCTUURTijdstip + contactvoorkeur
→03 / ACTIE✓ Herinnering op tijd sturen✓ Verzoek om bevestiging registreren
Minder losse belmomenten
Voorbeeld: 45× per week · 6 → 1 min≈ 16,2 uper maand*
Planning/ 20
Werkbonnen digitaliseren
Papieren werkbonnen worden later nog eens overgetypt.
01 / BRONNENPlanningMobiele invoerCRM
→02 / STRUCTUURWerkorder, uren en materiaal
→03 / ACTIE✓ Werkbon automatisch samenstellen✓ Na controle richting facturatie
Minder dubbele administratie
Voorbeeld: 25× per week · 23 → 8 min≈ 27,1 uper maand*
Planning/ 21
Onderhoudsbeurten signaleren
Onderhoud wordt pas gepland wanneer iets stuk gaat.
01 / BRONNENMaterieelregisterPlanning
→02 / STRUCTUURObject, interval en eigenaar
→03 / ACTIE✓ Onderhoudsdatum bewaken✓ Werkopdracht voorbereiden
Meer voorspelbaar onderhoud
Voorbeeld: 18× per week · 14 → 4 min≈ 13 uper maand*
Klantcontact/ 22
Alle klantvragen in één inbox
Berichten komen via WhatsApp, mail en contactformulieren.
01 / BRONNENWebsiteE-mailBerichten
→02 / STRUCTUURTicket, onderwerp en prioriteit
→03 / ACTIE✓ Vraag categoriseren✓ Aan juiste collega toewijzen
Minder vragen tussen wal en schip
Voorbeeld: 40× per week · 14 → 5 min≈ 26 uper maand*
Klantcontact/ 23
Klanten over status informeren
Klanten bellen om te vragen hoe ver hun aanvraag is.
01 / BRONNENProjectbeheerCRM
→02 / STRUCTUURStatus + contactmoment
→03 / ACTIE✓ Wijziging herkennen✓ Persoonlijke update klaarzetten
Minder inkomende statusvragen
Voorbeeld: 35× per week · 9 → 2 min≈ 17,7 uper maand*
Klantcontact/ 24
Veelgestelde vragen beantwoorden
Medewerkers geven telkens dezelfde informatie.
01 / BRONNENWebsiteKennisbankInbox
→02 / STRUCTUURGoedgekeurde antwoorden en onderwerpen
→03 / ACTIE✓ Antwoordsuggestie tonen✓ Bij twijfel doorsturen
Sneller antwoord met menselijke controle
Voorbeeld: 50× per week · 8 → 3 min≈ 18,1 uper maand*
Klantcontact/ 25
Reviewverzoeken na oplevering
Tevreden klanten worden zelden om een review gevraagd.
01 / BRONNENProjectstatusCRM
→02 / STRUCTUURAfgeronde opdracht + toestemming
→03 / ACTIE✓ Geschikt moment signaleren✓ Reviewverzoek klaarzetten
Consequente klantnazorg
Voorbeeld: 25× per week · 7 → 2 min≈ 9 uper maand*
Marketing/ 26
Campagneresultaten combineren
Cijfers uit verschillende platformen worden handmatig gekopieerd.
01 / BRONNENAnalyticsAdsCRM
→02 / STRUCTUURCampagne, kosten en conversies
→03 / ACTIE✓ Data periodiek ophalen✓ Rapport met trends maken
Sneller inzicht in wat werkt
Voorbeeld: 5× per week · 45 → 12 min≈ 11,9 uper maand*
Marketing/ 27
Nieuwsbrieven segmenteren
Iedereen krijgt dezelfde communicatie, ook als die niet relevant is.
01 / BRONNENCRMNieuwsbrieftool
→02 / STRUCTUURVoorkeuren + toestemming
→03 / ACTIE✓ Doelgroepen bijwerken✓ Campagnesegment klaarzetten
Gerichtere communicatie met opt-in
Voorbeeld: 8× per week · 28 → 10 min≈ 10,4 uper maand*
Marketing/ 28
Contentkalender en publicaties
Een blog of LinkedIn-post raakt tussen taken kwijt.
01 / BRONNENContentlijstWebsiteSocials
→02 / STRUCTUUROnderwerp, eigenaar en publicatiestatus
→03 / ACTIE✓ Publicatietaken plannen✓ Concept + reviewtaak aanmaken
Minder losse contentlijstjes
Voorbeeld: 10× per week · 22 → 8 min≈ 10,1 uper maand*
Voorraad/ 29
Lage voorraad vroeg signaleren
Benodigde materialen zijn onverwacht op.
01 / BRONNENVoorraadsysteemOrders
→02 / STRUCTUURArtikel, minimum en verbruik
→03 / ACTIE✓ Ondergrens bewaken✓ Inkoopvoorstel opstellen
Minder spoedbestellingen
Voorbeeld: 30× per week · 13 → 4 min≈ 19,5 uper maand*
Voorraad/ 30
Orders naar magazijn doorzetten
Webshopbestellingen worden overgenomen in een tweede systeem.
01 / BRONNENWebshopERPVerzending
→02 / STRUCTUUROrdernummer, items en status
→03 / ACTIE✓ Bestelling valideren✓ Picklijst aanmaken
Minder handmatig overtypen
Voorbeeld: 65× per week · 10 → 3 min≈ 32,9 uper maand*
Voorraad/ 31
Leverstatus aan klant terugkoppelen
Verzendinformatie en klantmails lopen niet gelijk.
01 / BRONNENVervoerderWebshopCRM
→02 / STRUCTUURTracking, order en status
→03 / ACTIE✓ Status synchroniseren✓ Klantbericht bij vertraging
Minder waar-blijft-mijn-bestelling-vragen
Voorbeeld: 55× per week · 8 → 2 min≈ 23,8 uper maand*
Management/ 32
Dashboard met actuele KPI's
Omzet, aanvragen en open werk staan in losse tabellen.
01 / BRONNENCRMBoekhoudingPlanning
→02 / STRUCTUUREenduidige definities per KPI
→03 / ACTIE✓ Bronnen automatisch verversen✓ Afwijkingen zichtbaar maken
Sneller bijsturen op één overzicht
Voorbeeld: 5× per week · 50 → 12 min≈ 13,7 uper maand*
Management/ 33
Projecten die vastlopen herkennen
Problemen zijn pas zichtbaar wanneer de deadline voorbij is.
01 / BRONNENProjecttoolUrenTaken
→02 / STRUCTUURDeadline, voortgang en eigenaar
→03 / ACTIE✓ Risico-indicator bijwerken✓ Actiepunt voorstellen
Eerder ingrijpen
Voorbeeld: 18× per week · 20 → 7 min≈ 16,9 uper maand*
Management/ 34
Datakwaliteit en ontbrekende velden
Rapportages kloppen niet door ontbrekende of verouderde records.
→02 / STRUCTUURDatadefinities + controles
→03 / ACTIE✓ Fouten en dubbelen signaleren✓ Correctietaak toewijzen
Meer vertrouwen in je cijfers
Voorbeeld: 12× per week · 28 → 10 min≈ 15,6 uper maand*
* Dit zijn fictieve rekenvoorbeelden, geen gemeten klantresultaten of garanties. Tijden per handeling, volumes en besparingen verschillen per bedrijf. Controle, uitzonderingen en ontwikkel- en onderhoudstijd zijn niet meegerekend.